Otel Kimlik Bildirimi Sistemi Nedir? Yükümlülükler ve Detay Bilgiler

Otel işletirken, yasaların belirlediği misafir ve toplum güvenliği, en az misafir memnuniyeti kadar kritik bir konu. Türkiye’de tüm konaklama tesisleri, 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu gereği misafir kimlik bilgilerini otelin bağlı bulunduğu emniyet veya jandarma birimlerine iletmekle yükümlü. Kimlik Bildirim Sistemi (KBS), bu süreci dijital ve güvenli bir şekilde yöneterek hem konaklama işletmelerinin yasal sorumluluklarını yerine getirmesine hem de kamu güvenliğine katkı sağlamasına olanak tanır. Otel Kimlik Bildirim Sistemi nedir? Yükümlülükler ve Detay Bilgiler yazımızda.

Otel Kimlik Bildirimi Sistemi (KBS) Nedir? Amacı ve Yasal Dayanağı

KBS sistemi nedir?

Otel Kimlik Bildirim Sistemi, Türkiye’de ölçek ve konsept fark etmeksizin tüm konaklama işletmelerinin misafir kimlik bilgilerini elektronik ortamda kolluk kuvvetlerine bildirmesini sağlayan çevrim içi bir platformdur. Kısa adı KBS olan sistem yalnızca misafir bilgilerini kaydetmekle kalmaz, misafirin check-in ve check-out bilgilerini de doğrudan polis veya jandarma bildirim sistemine iletir. Bu sayede polis ve jandarma aranan ya da tehlike arz eden kişileri kolayca tespit edebilir. 

KBS sisteminin amacı nedir?

• KBS sisteminin en önemli amacı kamu güvenliğini sağlamaktır. KBS kullanılarak kolluk kuvvetlerinin aranan şahıs, yakalama kararı, kayıp kişi gibi bilgilerin tespit etmesi kolaylaşır. Ayrıca misafirin beyan ettiği kimlik bilgilerinin doğru olup olmadığı da bu sistem sayesinde kontrol edilir.  
• Ayrıca, T.C. vatandaşı olmayan ancak hakkında uluslararası arama veya yakalama kararı bulunan yabancılar da, bu bilginin Türkiye’ye resmî kanallardan (Interpol, uluslararası adli iş birliği vb.) iletilmiş ve Türkiye’nin veri tabanına işlenmiş olması halinde tespit edilebilir. 
• KBS sistemi, misafirin kimlik bilgilerinin ulusal veri tabanları üzerinden anında sorgulanmasına imkân verir. Bu sayede tesiste kalan diğer misafirlerin güvenliği de sağlanmış olur.
• Ayrıca misafir kayıtları doğru, güvenli ve gerçek zamanlı olarak tutulur.

KBS sisteminin yasal dayanağı nedir?

KBS sisteminin yasal dayanağı, tüm konaklama tesislerinin misafir kimlik bilgilerini toplamasını ve bildirmesini zorunlu hale getiren 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu’dur. KBS, bu yasa gereği konaklama işletmelerinin yerine getirmesi gereken yükümlülüğü modern ve hızlı şekilde sağlamak amacıyla geliştirilmiş online bir platformdur. Uygulama, T.C. İçişleri Bakanlığı Emniyet Genel Müdürlüğü koordinasyonuyla yürütülmektedir.

Kimlik Bildirme Kanunu (1774 Sayılı Kanun) ne anlama geliyor?

1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu, Türkiye’deki konaklama tesisleri, özel sağlık kuruluşları, eğitim kurumları gibi işletmelerin hizmet verdikleri kişilerin kimlik bilgilerini toplamasını ve kolluk kuvvetlerine bildirmesi gerektiği anlamına gelir. 11 Haziran 1973’te kabul edilip 1 Ocak 1974’te yürürlüğe giren kanun, zaman içinde güncellenerek teknolojik gelişmelere uyum sağlamak amacıyla KBS gibi dijital bildirim sistemlerini de kapsamına aldı.

Avrupa ve Amerika’da da benzer şekilde, konaklama tesislerinin misafir kimlik bilgilerini toplamasını ve yetkili güvenlik birimlerine iletmesini zorunlu kılan düzenlemeler bulunur. Fransa’da oteller, “fiche individuelle de police” adı verilen kayıt formlarını doldurarak, İspanya’da ise “Registro de Viajeros” sistemi üzerinden hem yerli hem yabancı misafirlerin bilgileri ilgili kolluk kuvveti birimlerine elektronik olarak bildirilir. ABD’de ise eyaletlere göre değişmekle birlikte birçok bölgede otellerin misafir kayıtlarını belirli süre saklaması ve talep edildiğinde kolluk kuvvetlerine sunması zorunludur. 

KBS’nin temel amacı: Kamu güvenliği ve suç önleme

KBS’nin temel amacı hakkında yakalama kararı olan ya da aranan kişileri kamu güvenliğini sağlamak ve olası suçları önleme konusunda kolluk kuvvetlerine destek olmaktır. Bunun yanı sıra özellikle konaklama tesislerinde misafir kayıtlarının doğru, güvenli ve gerçek zamanlı tutulmasını sağlamak, aranan şahısların hızlı şekilde tespit edilmesine imkân vermek ve olası güvenlik risklerini en aza indirmek gibi önemli işlevleri vardır.

Kimler ve Hangi Tesisler Kimlik Bildiriminde Bulunmak Zorunda?

1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu’na göre kimlik bildiriminde bulunma zorunluluğu olan başlıca kişi ve tesisler şunlardır:

• Otel, motel, tatil köyü, pansiyon, apart otel, kamp, kamping, dağ evi, misafirhane ve benzeri tüm konaklama tesisleri kimlik bildiriminde bulunmak zorundadır. 
• Hasta ve refakatçi bilgilerini iletmekle yükümlü olan sağlık kuruluşları ve öğrencilerin konaklamasına olanak tanıyan özel öğretim kurumları, yurtlar ve öğrenci pansiyonları da yine kimlik bildiriminde bulunmak zorundadır. 

Kimlik Bildirimi Sistemi Nasıl Çalışır? Kolluk Kuvvetlerine Bildirim Süreci

Kimlik Bildirimi Sistemi şu şekilde çalışır:

• Kimlik Bildirim Sistemi, Jandarma ve Emniyet Genel Müdürlüğü’nün (EGM) kontrolünde olan bir sistemdir. Resepsiyon görevlisi, misafir girişinde KBS web portalına (veya kolluk kuvvetlerinin işletmeye sağladığı masaüstü uygulamasına) girerek misafirin kimlik bilgilerini ve giriş-çıkış tarihlerini kaydeder. Bu bilgiler anlık olarak ilgili kolluk kuvveti veri tabanına iletilir.  
• Çoğu otelde KBS, otelin PMS’i (Property Management System) ile entegre olmayabilir. Bu nedenle PMS’ye girilen misafir bilgileri otomatik olarak KBS’ye aktarılmaz. Ancak OPERA Cloud PMS gibi entegrasyon kabiliyeti yüksek PMS’lerde gerekli bağlantılar yapıldığında misafir bilgileri KBS sistemine otomatik olarak gönderilebilir.

Emniyet Genel Müdürlüğü ve Jandarma KBS entegrasyonu

Emniyet Genel Müdürlüğü (EGM) ve Jandarma KBS entegrasyonu, bu kurumların veri tabanlarının KBS Kimlik Bildirim Sistemi ile bağlantılı çalışmasını ifade eder. Özellikle jandarma sorumluluk bölgesindeki oteller için geliştirilen sistemde, otel programında yapılan misafir giriş-çıkış işlemleri gibi bilgiler, web servis adı verilen ve iki yazılımın birbirine güvenli şekilde veri aktarabilmesi için oluşturulan otomatik “köprü” aracılığıyla anlık olarak Jandarma’nın sistemine iletilir. 

Elektronik Bildirim Süreci: Online Sistem Kullanımı (KBS)

Resepsiyon görevlisi veya yetkili personel, misafirin otele girişinde ilettiği kimlik bilgilerini ve otelden çıkış bilgilerini KBS’ye girerek kaydeder. Sistem, bu bilgileri anlık olarak ilgili kolluk kuvvetinin veri tabanına iletir. Böylece manuel form doldurma veya evrak saklama ve teslim gibi manuel yöntemler ortadan kalkar. Diğer taraftan OPERA Cloud kullanıcıları, bu süreci entegre sistem üzerinden anlık ve otomatik olarak gerçekleştirir. 

Gerekli bilgiler: Kimlik numarası, giriş-çıkış tarihi ve iletişim

Misafir girişi yapılırken aşağıdaki bilgilerin KBS’ye eksiksiz şekilde eklenmesi gerekir:

• T.C. Kimlik numarası veya pasaport numarası
• Ad-soyad
• Giriş (check-in) ve çıkış (check-out) tarihleri
• Doğum tarihi
• İletişim bilgileri (telefon, e-posta)
• Uyruk bilgisi (yabancı misafirler için)

Otellerde Protel OPERA Çözümüyle Jandarma Kimlik Bildirim Sistemi Ayarları

Jandarma Kimlik Bildirimi Sistemi’ne PMS üzerinden, kurulum sırasında verilen özel adres ve tanımlı kullanıcı adı ile şifre kullanılarak giriş yapılır. Ekranda görüntülenen İşlem Bekleyenler, Başarılı İşlemler, Bilgileri Eksik Misafir Sayısı ve Mükerrer Kayıt Sayısı alanları kontrol edilir. Eksik bilgisi olan profiller PMS üzerinden tamamlanır ve ardından otomatik gönderim tarih ile saatin güncel olduğu doğrulanarak gönderilir.  

Ayrıntılı bilgiye Jandarma KBS Kullanım Kılavuzu’nu indirerek ulaşabilirsiniz. 

Otellerde Protel OPERA Çözümüyle Polis Kimlik Bildirim Sistemi Ayarları

Emniyet KBS Sistemi’ne PMS üzerinden, kurulum sırasında verilen e-posta adresi ve şifre ile giriş yapılır ve Login KBS butonuna basılır. Ardından EGM KBS ekranına kullanıcı adı, yetkili T.C. kimlik numarası, parola ve EGM’de kayıtlı cep telefonuna gelen tek kullanımlık parola (OTP) girilerek erişim sağlanır. Sisteme giriş yapıldıktan sonra PMS’deki misafir sayısını gösteren CheckIn Count Hotel ile EGM’deki misafir sayısını gösteren CheckIn Count KBS alanlarının aynı olması kontrol edilir. Eksik bilgili kayıtlar (Profile with Incomplete Data) tamamlanır. T.C. vatandaşı misafirlerde ID Type alanı TCKN olarak seçilip Nationality TR olarak belirlenir. Yabancı uyruklularda ise Birth Place alanı doldurulur. Tüm eksikler giderildikten sonra Send Profiles to KBS butonuna basılarak veriler gönderilir ve EGM tarafındaki kayıtlarla PMS kayıtlarının aynı olduğu teyit edilir.

Ayrıntılı bilgiye EGM KBS Kullanım Kılavuzu’ndan ulaşabilirsiniz. 

Kimlik Bildirimi Yapmamanın Cezaları Nelerdir? Yasal Yaptırımlar

Kimlik bildirimi yapmamanın cezaları, 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu kapsamında idari para cezası ile düzenlenmiştir.

• Kimlik bildirimini hiç yapmamak, eksik yapmak veya yanlış bilgi girmek idari para cezasına neden olur. Jandarma kimlik bildirim sistemi cezasının ne kadar olduğuna, Emniyet Genel Müdürlüğü Asayiş Daire Başkanlığı tarafından her yıl yayımlanan “İdari Para Cezaları” raporunda, 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu’na aykırılıklar kapsamında kesilen cezalara ilişkin güncel tutarlar yer alır. Bu raporlara erişim için EGM’nin resmi sitesi üzerinden “” veya “Yayınlar / Duyurular” gibi bölümlere göz atabilirsiniz.
• Bildirimleri süresinde yapmamak da aynı şekilde cezalandırılır.
• Tekrar eden ihlallerde ceza miktarı artabilir ve işletme hakkında ek idari yaptırımlar uygulanabilir.

İdari para cezaları ve işletme kapatma riskleri

 Konaklama işletmelerinin misafir bilgilerini KBS sistemine bildirmemesi, yasanın belirlediği idari para cezaları ve işletme kapatma yaptırımlarıyla karşılaşılmasına neden olabilir. İdari para cezaları her yıl değiştiği için, en güncel bilgiye Emniyet Genel Müdürlüğü Asayiş Daire Başkanlığı’nın her yıl yayımladığı idari para cezaları dokümanından ulaşmak daha doğru olur.

Tekrarlayan ihlallerde ağırlaşan yaptırımlar

Otellerde tekrarlayan KBS ihlalleri meydana geldiğinde, 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu gereğince işletmelere kesilen idari para cezaları artırılabilir, faaliyet durdurma veya belirli süreli ya da süresiz işletme kapatma gibi ek idari yaptırımlar da uygulanabilir. İhlallerin bu şekilde de önlenememesi durumunda, işletme ruhsatının iptali dahi söz konusu olabilir. Bu nedenle, konaklama işletmelerinin misafirlerinin kimlik bildirimlerini eksiksiz yapmaları ve hatta OPERA Cloud gibi gerekli entegrasyona sahip bir PMS ve OPERA’ya entegre olabilen PMS mobile uygulaması kullanarak süreci otomatik hale getirmeleri, olası ihmalleri ortadan kaldırabilir.

Kimlik Bildirimi Sistemini Hızlı ve Kolay Kullanma İpuçları

Kimlik Bildirim Sistemini en hızlı ve kolay şekilde kullanmanın yolu, otelin KBS sistemiyle entegre olan bir PMS tercih etmesidir.

Entegrasyon sağlayan yazılımlar ve çözümler

Bunu sağlamanın en kolay yolu, OPERA Cloud gibi KBS sistemine entegrasyonu olan bir PMS tercih etmektir. Bu sayede PMS üzerinden yapılan her misafir bilgisi, check-in ve check-out işlemi anlık olarak KBS sistemine, dolayısıyla ilgili kolluk kuvvetinin sistemine kaydedilir. Böylece personelin KBS sürecini sürekli takip etmesine gerek kalmaz. Konaklama işletmesi de para cezaları ve yaptırımlardan korunmuş olur.

Hata yapmamak için dikkat edilmesi gerekenler

Kimlik Bildirim Sisteminde hata yapmamak için dikkat edilmesi gerekenler şunlardır:

• KBS ile entegre bir PMS kullanmak
• Misafir bilgilerini sisteme eksiksiz girmek
• Check-in ve check-out işlemlerini anlık olarak bildirmek
• Eksik veya hatalı kayıtları hemen düzeltmek
• Sisteme giriş bilgilerini ve yetkili bilgilerini güncel tutmak

Kimlik Bildirimi ve KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) Uyumu

Kimlik Bildirim Sistemi (KBS), misafir bilgilerini kolluk kuvvetlerine iletme yükümlülüğünü yerine getirirken, aynı zamanda KVKK hükümlerine de uymalıdır. Bu süreçte kişisel verilerin toplanması, işlenmesi, saklanması ve paylaşılması, yalnızca yasal gereklilikler doğrultusunda ve ilgili mevzuata uygun olarak yapılmalıdır.

Misafir verilerinin güvenliği ve mahremiyeti

KBS üzerinden işlenen tüm misafir bilgileri, yalnızca yetkilendirilmiş personel tarafından erişilebilir olmalı ve ilgili birimlere güvenli kanallar üzerinden iletilmelidir. Verilerin üçüncü kişilerle yetkisiz şekilde paylaşılması KVKK ihlali sayılır ve konaklama işletmelerini ciddi ceza ve yaptırımlarla başbaşa bırakır.  

Veri saklama süreleri ve yasal sorumluluklar

KBS’de işlenen misafir bilgileri, mevzuatta belirtilen süre boyunca saklanmalı ve bu sürenin sonunda güvenli yöntemlerle imha edilmelidir. Veri saklama süresi, 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu’na göre 1 yıl olup, KVKK hükümleri de dikkate alınarak belirlenir. Bu konuda daha detaylı ve güncel bilgilere Mevzuat Bilgi Sistemi ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK) Resmî Sitesi’ni ziyaret ederek ulaşabilirsiniz.

Konaklama işletmeleri, misafir verilerinin korunması, doğru şekilde işlenmesi ve yasada belirlenen süre zarfında imha edilmesi konusunda yasal olarak sorumludur.

Otellerde Kimlik Bildirimi: Sıkça Sorulan Sorular

Günübirlik konaklamada kimlik bildirimi gerekli mi?

Evet. 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu’na göre, günübirlik konaklayan misafirler de dahil olmak üzere tüm misafirlerin kimlik bilgileri KBS üzerinden kolluk kuvvetlerine bildirilmelidir. Konaklama süresinin kısa olması, bildirim yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Kimlik bildirim sistemi/çalışan içinde gerekli midir?

Evet, 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu’na göre sadece misafirlerin değil, otelde çalışan personelin kimlik bilgileri de, çalışanların işe başlaması ve işten ayrılmasından sonra “Çalışanlara Ait Kimlik Bildirme Belgesi” doldurularak en geç 24 saat içinde en yakın kolluk kuvvetine (polis veya jandarma) iletilmelidir. Bu işlem yaygın olarak karakol çalışan bildirimi gibi terimlerle de anılır. 

Otellerde kimlik bildirimi nasıl yapılır?

Otellerde kimlik bildirimi, misafir bilgileri otel kayıt sistemi (PMS) veya doğrudan Kimlik Bildirim Sistemi’ne (KBS) girilerek, anlık olarak polis veya jandarma sistemine iletilerek yapılır.

Yabancı uyruklu misafirlerin bildirimi nasıl yapılır?

Yabancı uyruklu misafirlerin pasaport ve uyruk bilgileri KBS’ye girilirken “ID Type” alanı pasaport olarak seçilir, pasaport numarası yazılır ve “Birth Place” alanı mutlaka doldurulur. KBS, bu bilgileri anlık olarak ilgili emniyet birimlerinin veri tabanına iletir ve otel böylece yasal sorumluluğunu yerine getirmiş olur.

Otel kimlik bildirim sistemi neden kullanılır?

KBS, misafir bilgilerini emniyet güçlerine güvenli ve hızlı şekilde iletmek için kullanılır. Bu işlem sayesinde polis ve jandarmaya kamu güvenliğini sağlamak, aranan şahısların tespitini kolaylaştırmak konusunda destek olunur. Ayrıca otel kimlik bildirim sistemi KBS kullanımı yasal bir gerekliliktir. Ayrıca otel emniyet bildirim sistemi KBS kullanımı yasal bir gerekliliktir.

Otellerde neden kimlik istenir?

Otellerde kimlik istenmesinin temel nedeni, 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu gereği misafir bilgilerini kayıt altına alarak kolluk kuvvetlerine bildirme zorunluluğudur. Bu uygulama, kamu güvenliğini sağlamak, aranan şahısların tespitini kolaylaştırmak, kimlik doğrulaması yapmak ve acil durumlarda doğru bilgilere hızlıca ulaşmak amacıyla hayata geçirilmiştir.

Otele kimlik vermek zorunlu mu? 

Evet, Türkiye’de 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu gereği otele girişte kimlik vermek zorunludur.

Otel kimlik bildirim sisteminin avantajları nelerdir?

Otellerde kimlik bildirim sisteminin avantajları şu şekilde sıralanabilir:

• Otel kimlik bildirim sistemi kullanımı kamu güvenliğine katkı sağlar.
• Kolluk kuvvetleriyle hızlı veri paylaşımı imkânı sunar.
• Misafir kimlik bilgileri iletilirken manuel form doldurma veya fiziki teslim gibi eski yöntemleri ortadan kaldırarak kolaylık sağlar.
• OPERA Cloud gibi KBS entegrasyonu bulunan PMS kullanıldığında süreç otomatikleşir ve ihmal riski ortadan kalkar.

Kimlik bildirim sistemine hangi bilgiler bildirilir?

Kimlik bildirim sistemine misafirin şu bilgileri girilir: 

• T.C. Kimlik Numarası veya pasaport numarası
• Ad-soyad
• Giriş (check-in) ve çıkış (check-out) tarihleri
• Doğum tarihi
• İletişim bilgileri (telefon, e-posta)
• Uyruk bilgisi (yabancı misafirler için)

Özetle kimlik bildirim sistemine nasıl bildirim yapılır?

Yetkili ön büro personeli, KBS sistemine, karakol bildirim sistemi olarak da adlandırılır, giriş yaparak misafirin kimlik ve konaklama bilgilerini eksiksiz girilerek bildirim yapılır. Bu bilgiler, misafirin giriş ve çıkış işlemleri sırasında anlık olarak emniyet güçlerinin veri tabanına iletilir. Otel, KBS entegrasyonu olan bir PMS kullanılıyorsa bu süreç otomatik olarak gerçekleşir.